Mit diesem Beitrag möchte der Autor beginnen, in der Knowledge Library EnzyklopĂ€die den Einsatz dieser Technologie innerhalb von Unternehmungen zu untersuchen. Bisher sind dem Autor keine diesbezĂŒglichen BeitrĂ€ge bekannt. Deshalb gleich einleitend ein herzliches Dankeschön an alle potenziellen Mitstreiter zu diesem Thema, wenn Sie diese Seite um Ihnen bekannte Beispiele fĂŒr die Verwendung von Wikis in Unternehmen ergĂ€nzen.

Es sollte nicht der Fehler gemacht werden, die Wikis gegen die evtl. bestehenden, klassischen Intranets auszuspielen! Intranets können fĂŒr quasistatische, "sichere" Information ihre Berechtigung haben. Wikis ergĂ€nzen die Informationsstrukturen in einem Unternehmen um ein weiteres effizientes und in weiten Grenzen anpassbares Werkzeug. Ihre StĂ€rken spielen sie in (fachlichen) Interessensgemeinschaften, Arbeitskreisen, Expertennetzwerken, Projektteams u.s.w. aus.

• Jeder kann sofort in einem Intranet einen Beitrag veröffentlichen
• Die BeitrĂ€ge können inhaltlich genau zugeordnet werden und sind nicht wie in Diskussionsforen rein chronologisch angeordnet
• Die BeitrĂ€ge können relativ einfach optisch gestaltet werden.
• Links zu externen BeitrĂ€gen und Begriffsdefinitionen (z.B. von Library) können einfach eingebunden werden
• Es wird neben dem Wikiserver und dem Browser keine Zusatzsoftware benötigt. Damit ist die Bedienung der Wikis plattformunabhĂ€ngig!
• Der Einsatz von Wiki Software ist kostengĂŒnstig und schont die IT-Abteilung (Installation, Wartung, Support, etc. dĂŒrfen nicht außer Acht gelassen werden)
• Die geringen Gesamtkosten (TCO - Total Cost of Ownership) erlauben es, dass auch wirklich jeder, der Zugang zu einem Computer hat, das Wiki nĂŒtzen und pflegen kann. Nicht jedes Unternehmen spendiert jedem Sachbearbeiter/Mechaniker einen SAP-Account :-) und hĂ€ufig entstehen "unten" im direkten Kontakt mit dem Kunde/dem Projekt wichtige Informationen
• Sehr gut geeignet fĂŒr kleinere Unternehmen mit mehr als einem Firmensitz
• im Vergleich zu Ă€hnlichen AnsĂ€tzen wie Groupware a la Lotus-Teamroom, kann man die Dokumente nach wirklich beliebigen Kriterien organisieren. Man ist nicht an feste Orgastrukturen gebunden.
• Ist das Wikikonzept eingefĂŒhrt können Wikis (auch projektbezogen) schnell eröffnet (und wieder geschlossen) werden.
• Die Verwaltung des Wiki-Inhalts wird direkt von den Benutzern ĂŒbernommen. Damit ist die Chance groß, dass der Inhalt auch gebraucht wird und aktuell bleibt.
• Da die Struktur nicht festgelegt ist, kann sich das Wiki organisch mit den BedĂŒrfnissen mitentwickeln. Ggf. entstehen mehrere parallele Wikis.
• HĂ€ufig kann der Inhalt des Wikis in statisches Html konvertiert werden. Damit kann es auf CD oder USB-Stick auch "offline und read-only" gute Dienste leisten (z.B. als Informationssystem).
• Wikis als immer aktuelles "Pull-Medium" können den eMail-Verkehr deutlich einschrĂ€nken und reduzieren damit die Zeit, die vor dem Mailprogramm verbracht werden muss.
• Bei "echten" Datenbanken muss die Struktur des Inhalts vorher bekannt sein. Eine kreative Wissensbasis ist damit kaum realisierbar. Im Wiki kann nicht nur der Inhalt selbst, sondern auch der Blick auf den Inhalt frei gestaltet werden. Es können alphabetische Listen, thematische Kataloge oder Seiten mit persönlichen Portalen erstellt werden. Die "Perspektive" auf ein Wiki ist in weiten Grenzen anpassbar.

• Jeder kann alles Ă€ndern - fĂŒhrt das nicht bald zum totalen Chaos? ErfahrungsgemĂ€ss nicht, denn unerwĂŒnschte oder falsche Änderungen sind mit ein paar Mausklicks wieder rĂŒckgĂ€ngig gemacht.
• Akzeptanz einer weiteren, zusĂ€tzlichen Kommunikationstechnologie, neben den vielen bereits Bestehenden?
• Bereitschaft, eine neue, wenn auch einfache Syntax zu erlernen?
• Firmen mit streng hierarchischen Strukturen haben mit breiten demokratischen AnsĂ€tzen Probleme. Wenn Entscheidungen nur von oben kommen, hat es Wiki schwer.
• Es ist zeitintensiv bei einem grĂ¶ĂŸeren Datenbankaufwand auf dem laufenden zu bleiben. Das gilt nur, wenn nur wenige den Inhalt pflegen.
• (je nach verwendeter Wikisoftware) fehlende Zugangskontrollen
• Es besteht die "Gefahr", dass Dokumentationen im Wiki-Format entstehen, die die höheren MĂ€chte lieber im Microsoft-Word-Format hĂ€tten (kein Witz!).

• http://twiki.org/cgi-bin/view/Main/TWikiSuccessStories

• Leitfaden fĂŒr den Aufbau einer unternehmensinternen Wissensbasis mit Hilfe von Wiki (Weblink (http://e-collection.ethbib.ethz.ch/cgi-bin/show.pl?type=bericht&nr=217))

Nichts stirbt so schnell wie ein Gemeinschaftprojekt, fĂŒr das sich niemand richtig zustĂ€ndig fĂŒhlt. Genau das hab' ich bei meinen Wikis auch erlebt: Die meiste Zeit schreibe ich alleine und die anderen lesen nur, aber ab und zu gibt's ein Thema, bei dem sich die Leute einschalten, weil es sie bewegt. Na, zugegeben, ich habe einen unschĂ€tzbaren Vorteil: Mittels CVS kann ich die Wikis vom Firmen-Server auf mein Notebook synchronisieren und auf Reisen und Sitzungen mitnehmen (anders als bei Library liegen im SWA-Wiki die Texte in Dateien statt in einer Datenbank). Wegen der Firewalls funktioniert das aber nur bei mir in MĂŒnchen; die anderen Standorte können nur on-line arbeiten.

Wikis leben davon, dass die Leute einen Nutzen darin sehen, etwas rein zu stellen. Das ist genau so wie bei den berĂŒhmt-berĂŒchtigten Wissensmanagement Projekten. Ich schĂ€tze, dass auf ein funktionierendes KM-Projekt mehrere Dutzend kommen, die an der allgemeinen Lethargie verkĂŒmmert sind.

In den Teams, die das Wiki fĂŒr sich akzeptiert haben, lief es auch so: Zuerst gab es eine einzelne Person, die sich gesagt hat: "Das will ich auch haben! So was hab' ich immer schon gesucht. Jetzt muss ich die Info, die tĂ€glich so 'rumschwirrt, nicht mehr an tausend Stellen suchen; ich schreib' sie ins Wiki und dann weiß ich, wo ich's wieder finde." Eigentlich schreibt jeder nur das rein, was er selbst spĂ€ter wieder lesen will. Dass andere daran partizipieren ist nur ein schöner Nebeneffekt.

Der nĂ€chste Schritt ist dann, dass eine fĂŒhrende Person im Team (Projektleiter, Bereichsleiter, etc.) entdeckt, was da lĂ€uft und sich sagt: "Ist ja toll; das gefĂ€llt mir; das sollten alle so machen." Dann kommt die Ansage: "Bitte stellt in Zukunft alle Infos in unser Wiki. Das funktioniert besser als e-Mail Ordner, Dateiablagen und sonstiger Kram." Zu diesem Zeitpunkt sollte aber schon genĂŒgend Material da sein, um die Zweifler zu ĂŒberzeugen.

Und es muss auf Anhieb funktionieren! Es muss eine kompetente Ansprechperson da sein, die den Leuten bei Schwierigkeiten schnell und freundlich aus der Patsche hilft oder technische Probleme aus dem Weg rÀumt. Heutzutage liest auch niemand mehr Programm-Dokumentation - ich ja auch nicht. Also: Entweder es funktioniert intuitiv oder es ist Schrott.

Beim Wiki ist die grĂ¶ĂŸte HĂŒrde, dass es nicht WYSIWYG ist. So schlimm ist die Syntax ja wirklich nicht, und trotzdem muss sich jeder ĂŒberwinden, mit ganz wenigen Ausnahmen. Techniker, die sich auch sonst viel mit kryptischem Programmtext 'rumschlagen, sind da zugĂ€nglicher; bei den anderen muss am Anfang jemand "HĂ€ndchen halten."Wann hat man's geschafft? - Wenn die Leute denken: "Wenn ich was suche, schau ich zuerst mal ins Wiki." Und es sollte klare ZustĂ€ndigkeiten fĂŒr die zentralen Einstiegspunkte geben (Titelseite, Tagesplan, Wochenplan, Ansprechpartner, laufende AktivitĂ€ten, Termine, TODOs, und was sich sonst noch so 'rauskristallisiert). Manche Seiten mĂŒssen tages-aktuell gehalten werden; andere sind zeitlos.

In unseren Formatvorlagen fĂŒr neue "leere" Seiten haben wir einige Standard-Zeilen eingebaut (hier in Mediawiki-Syntax):

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'''Verwandte Seiten:''' [[Nicht Klassifiziert]]
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'''Ansprechpartner fĂŒr diese Seite:''' ~~~~
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Damit hat jede Seite schon mal einen zustĂ€ndigen Ansprechpartner, dieser kann auf seiner persönlichen Benutzerseite ĂŒber die "Links auf diese Seite" sehen, wofĂŒr er zustĂ€ndig ist, usw. Das [[Nicht Klassifiziert]] sollte man natĂŒrlich durch eine oder mehrere sinnvolle Kategorie ersetzen, denen man das neue Thema zuordnen will.

Übrigens werden im SWA-Wiki die "Links auf diese Seite" ebenfalls automatisch am Seitenende eingefĂŒgt - spart einen Klick und zeigt den unerfahrenen Benutzern sofort, dass es da was gibt.

--swa 22:01, 13. MĂ€r 2004 (CET)

Bei WEB.DE hat sich das Wiki-Konzept im Bereich der IT schon seit ĂŒber drei Jahren etabliert. SĂ€mtliche Informationen, Linksammlungen, Interface-Beschreibungen, aber auch HowTos, Dokumentationen etc. werden im Wiki gehalten und da sich jeder Mitarbeiter von Anfang mit dem Wiki befasst, ist es auch zur SelbstverstĂ€ndlichkeit geworden. Lediglich bei der Strukturierung ("Was wo hin?") hapert es meiner Meinung nach manchmal etwas.